ในปัจจุบันสหกรณ์มีการดำเนินธุรกิจที่หลากหลายและการทำธุรกรรมทางการเงินขยายตัวอย่างรวดเร็ว และมีความซับซ้อนมากขึ้น ประกอบกับเทคโนโลยีสารสนเทศมีการพัฒนาให้มีความก้าวหน้าอย่างต่อเนื่อง และเข้ามามีบทบาทมากในการดำเนินธุรกิจมากยิ่งขึ้น การนำเทคโนโลยีและระบบออนไลน์มาใช้เพื่อให้ก้าวทันกับยุคสมัยและตอบสนองกับการดำเนินธุรกิจและพฤติกรรมของคนในสังคม จึงเป็นปัจจัยสำคัญที่มีส่วนช่วยให้การดำเนินธุรกิจสหกรณ์มีความก้าวหน้าและก้าวทันต่อความเปลี่ยนแปลง
สหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจภูธรจังหวัดขอนแก่น จำกัด เป็นสหกรณ์ออมทรัพย์ขนาดใหญ่ ดำเนินธุรกิจการรับฝากเงินออมทรัพย์และให้เงินกู้แก่สมาชิกที่มีกว่า 5,100 ราย และมีทุนดำเนินงานสูงมากกว่า 5,000 ล้านบาท เป็นหนึ่งในสหกรณ์ออมทรัพย์ที่ตระหนักถึงการนำเทคโนโลยีมาช่วยในการบริหารจัดการสหกรณ์และใช้บัญชีเป็นเครื่องมือสำคัญในการวางแผนการดำเนินงานและวางระบบการควบคุมภายในให้กับสหกรณ์ที่มีเงินหมุนเวียนในจำนวนมาก โดยใช้โปรแกรมระบบบัญชีสหกรณ์ออมทรัพย์ของกรมตรวจบัญชีสหกรณ์ กระทรวงเกษตรและสหกรณ์ ซึ่งกรมฯ ได้เข้าไปให้คำแนะนำและให้บริการติดตั้งการใช้งานโปรแกรม โดยไม่คิดค่าใช้จ่าย เพื่อให้สหกรณ์มีการจัดการระบบบัญชีที่ดี แม่นยำ และโปร่งใส สามารถเป็นหลักฐาน ข้อมูลในการตัดสินใจและใช้วางแผนในการพัฒนาสหกรณ์ และสร้างความเชื่อมั่นให้มวลสมาชิก และจากความสำเร็จของการนำโปรแกรมระบบบัญชีสหกรณ์ออมทรัพย์ไปใช้งาน ทำให้สหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจภูธรจังหวัดขอนแก่น จำกัด เป็นสหกรณ์แห่งแรกที่ได้รับรางวัลปิดบัญชีได้รวดเร็ว ในปี 2557
นางหนูเกตุ บุญรัตน์ ผู้จัดการสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจภูธรจังหวัดขอนแก่น จำกัด กล่าวว่า เดิมสหกรณ์ฯ มีการทำบันทึกบัญชีด้วยมือ ซึ่งใช้ระยะเวลาและขั้นตอนในการตรวจสอบเพื่อให้ข้อมูลถูกต้องตรงกัน จึงแตกต่างจากการใช้โปรแกรมระบบบัญชีที่สามารถบันทึกข้อมูลและประมวลผลได้อย่างแม่นยำ รวดเร็ว สามารถตรวจสอบได้ ทำให้ฝ่ายจัดการสหกรณ์ สามารถดำเนินงานให้บริการสมาชิกได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งสหกรณ์ฯ ยังได้ ต่อยอดการจัดอบรมให้ความรู้แก่สมาชิกสหกรณ์และคณะกรรมการสหกรณ์ในการใช้งานโปรแกรมผ่านอุปกรณ์สมารท์โฟน ได้แก่ โปรแกรม Smart Member ซึ่งสมาชิกสหกรณ์สามารถตรวจสอบข้อมูลฐานะทางการเงินและธุรกรรมของตนเองได้ตลอดเวลา และโปรแกรม Smart Manage ซึ่งคณะกรรมการสหกรณ์ สามารถตรวจสอบการดำเนินงาน ฐานะทางการเงิน และข้อมูลต่างๆของสหกรณ์ เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการกำกับดูแลสหกรณ์ให้มีความโปร่งใสตรวจสอบได้
“สหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจภูธรจังหวัดขอนแก่น จำกัด เป็นสหกรณ์แห่งแรกที่ได้รางวัลปิดบัญชีได้เร็ว เมื่อปี 2557 ซึ่งในปีนั้นวันสิ้นปีบัญชีคือที่ 30 กันยายน สหกรณ์ฯ สามารถปิดบัญชีและประชุมใหญ่ได้วันที่ 8 ตุลาคม นับวันที่จะต้องจัดทำรายการข้อมูลทางบัญชีเพื่อสรุปและนำเสนอที่ประชุมใหญ่ นำกำไรมาจัดสรรปันส่วนให้เป็นผลตอบแทนให้สมาชิก หรือว่าจัดสรรเป็นทุนสำรองของสหกรณ์ รวมทั้งผลการดำเนินงานด้านต่างๆ สรุปผลการดำเนินงานทั้งปีให้สมาชิกรับทราบในที่ประชุมใหญ่ได้ภายใน 8 วันก็ด้วยอาศัยโปรแกรมของกรมฯ มาดึงข้อมูลและทำงาน การคิดเงินปันผลก็เช่นเดียวกัน โปรแกรมสามารถประมวลออกมาได้เลย สมาชิกก็ใช้เงินได้ไว ไม่ต้องรอ” ผู้จัดการสหกรณ์ฯ กล่าว
อีกฝ่ายที่สำคัญในการดำเนินงานสหกรณ์ก็คือ ฝ่ายตรวจสอบกิจการ ซึ่งทำหน้าที่ตรวจสอบการดำเนินงานของสหกรณ์แทนสมาชิก และให้ข้อเสนอแนะอันเป็นประโยชน์เสนอต่อคณะกรรมการดำเนินการของสหกรณ์ บนพื้นฐานของความโปร่งใส
พันตำรวจเอกณรงศ์ฤทธิ์ แสงชาติ ผู้กำกับการกลุ่มงานสอบสวนตำรวจภูธร จังหวัดขอนแก่น ในฐานะผู้ตรวจสอบกิจการสหกรณ์ออมทรัพย์ตำรวจภูธรจังหวัดขอนแก่น จำกัด กล่าวว่า ในส่วนของการทำหน้าที่ผู้ตรวจสอบกิจการ ได้มีการปฏิบัติงานด้วยความโปร่งใส ตรวจสอบได้ ให้สมาชิกได้รับการบริการที่ดี ซึ่งสหกรณ์ฯ ได้รับการดูแลจากกรมตรวจบัญชีสหกรณ์และสหกรณ์จังหวัดที่ได้เข้ามาตรวจสอบการบริหารงานสหกรณ์เป็นประจำ ทำให้การปฏิบัติงานสหกรณ์สามารถดำเนินการตามที่กรมฯ กำหนดไว้ โดยมีแผนการดำเนินการ ปฏิบัติตามรูปแบบการดำเนินงานของสหกรณ์ทุกประการ เพื่อให้ประชาชนหรือมวลสมาชิกได้รับการบริการที่ดีและมีความเชื่อถือสหกรณ์ฯ
“ในการตรวจสอบการดำเนินงานของสหกรณ์ฯ เราได้ใช้โปรแกรมระบบบัญชีสหกรณ์ออมทรัพย์ของกรมตรวจบัญชีสหกรณ์มาดำเนินการ ทำให้การปฏิบัติงานมีประสิทธิภาพมากขึ้น โดยมีทีมที่มาช่วยในการตรวจสอบกิจการของสหกรณ์ เพื่อให้เกิดความโปร่งใส เมื่อทีมผู้ตรวจสอบตรวจพบปัญหาหรือข้อบกพร่อง เราก็จะมีการตรวจสอบกับโปรแกรมให้เรียบร้อยว่า มีจุดหักเห จุดบกพร่องอย่างไร เพื่อให้การบริหารงานมีประสิทธิภาพยิ่งขึ้น เพื่อให้สมาชิกให้ความไว้วางใจว่าสหกรณ์แห่งนี้ มีการดำเนินงานด้วยความโปร่งใส โดยเมื่อดำเนินกิจกรรมเสร็จก็จะมีการรายงานให้กรมฯทราบทุกระยะ” ผู้ตรวจสอบกิจการสหกรณ์ฯ กล่าว
นับเป็นความสำเร็จของการบริหารจัดการสหกรณ์บนพื้นฐานของความโปร่งใส โดยการนำโปรแกรมระบบบัญชี เข้าไปเป็นส่วนช่วยสำคัญในการดำเนินกิจการสหกรณ์ ทำให้สหกรณ์มีเครื่องมือใช้ในการบันทึกบัญชีที่มีประสิทธิภาพ สามารถปฏิบัติงานได้อย่างถูกต้อง สะดวกและรวดเร็ว มีระบบการควบคุมภายในที่ดี ส่งผลประโยชน์สูงสุดต่อมวลสมาชิกสหกรณ์
